Pittoreska lilla Lund med det stora internationella universitetet anses ha stor potential som mötesdestination och borde enligt undersökningar kunna få fler konferenser att förläggas här. För några år sedan startade kommunen en Convention Bureau, något som finns i tjugofem kommuner i Sverige. I Lund är fokus främst på akademiska kongresser och ett samarbetsavtal finns med universitetet genom framförallt LU Konferens.
Samarbetsavtalet har som mål att fler vetenskapliga kongresser ska förläggas i Lund men också att underlätta för dem som arrangerar dem.
– Vi kan till exempel boka upp boende och lokaler flera år i förväg om det handlar om större konferenser, säger Sofia Björk som arbetar på kommunens Convention Bureau och samarbetar tätt med LU konferens och turistbyrån.
Lund Convention Bureau vill hjälpa till
Lund Convention Bureau vill gärna vara med i inledningsskedet, för att sedan lotsa vidare till LU konferens eller andra upphandlade aktörer.
– Vi kan tipsa om spännande lokaler, boende, sociala aktiviteter, middagsarrangemang, och bidra med kartor och broschyrer om Lund, säger Sofia Björk och menar att det är onödigt att var och en som värvat en konferens ska uppfinna hjulet igen.
Eva Wendel på LU Konferens menar att om det är ett universitetsevenemang vill de också vara med i planeringsstadiet.
– Vi har koll på förutsättningarna inom universitetet och har upphandlade leverantörer för till exempel catering, filmning, streaming och system för anmälningar.
Lund Convention Bureau gjorde en stor enkät om vetenskapliga konferenser 2017, där bland andra 600 LU-medarbetare svarade. Nu besöker de olika institutioner för att informera om hur de kan hjälpa till eftersom många inte känner till dem vid LU.
God hjälp
Några på LU som har använt sig av Lund Convention Bureau, i samarbete med LU Konferens, är Eva Westin och Cecilia Edelborg vid Institutionen för reglerteknik. De har anordnat stora och små möten på regelbunden basis under flera år och haft god hjälp av det stöd som finns.
– Den personliga kontakten gör det enkelt och de har stor rutin och erfarenhet. Genom deras visningsturer har vi till exempel hittat trevliga och passande lokaler för våra ändamål, säger Eva Westin, administrativ chef. Vi har också skaffat oss ett bra nätverk genom både Lund Convention Bureau och LU Konferens.
För Institutionen för reglerteknik är det dock viktigt att de som kommer hit för ett möte blir personligt bemötta och därför sköter de själva kontakten med deltagarna.
– Ett möte ska ha en genomtänkt agenda och vara kostnadseffektivt, men också upplevas som personligt. Vi som bjuder ska hand om gästerna på plats, säger Cecilia Edelborg, ekonomiadministratör.
